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Innovation fördern mit flexiblen Arbeitsmodellen
Wie Unternehmen passende Umgebungen für Fortschritt schaffen
In Deutschland haben sich in den meisten Unternehmen flexible Arbeitsmodelle etabliert. Dadurch kommt es in vielen Büros zu niedrigeren Belegungsraten und der Bedarf an Büroraum sinkt. Unternehmen stellen sich die Frage, wie sie ihre Innovationskraft bei weniger Raum und dezentral arbeitenden Teams sichern können – nimmt man an, dass unter anderem Wissenstransfer von gemeinsamer Präsenz profitiert.
Die Überlegung ist angebracht: Denn eine Befragung des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) in Zusammenarbeit mit Forsa zeigt, dass die Transformation zur hybriden Arbeitswelt in den Büros vielerorts noch nicht sichtbar ist. Wie Sie die passende Arbeitsumgebung schaffen, damit Ihr Unternehmen im flexiblen Arbeitsmodell innovativ bleiben kann, beleuchten wir in diesem Beitrag. Wir nehmen im ersten Teil unserer Artikelserie zunächst die Grundlagen zum Thema unter die Lupe.
Auswirkungen flexibler Arbeit auf den Büromarkt
Frankfurt 2023: Die Nachfrage nach Büros bleibt auf niedrigem Niveau und Unternehmen suchen zunehmend kleinere Flächen, wie die Frankfurter Rundschau im Januar 2024 online berichtet. Die deutsche Großstadt steht stellvertretend für weitere Städte im Land. 12 Prozent weniger Bedarf an Büroflächen bis 2030 – das prognostiziert eine Studie allein für die deutschen Metropolen. Die vom Ifo-Institut und dem Immobilienberater Colliers veröffentlichte Untersuchung zeigt zudem, dass schon heute 60 Prozent aller Büroimmobilien in Deutschland vom sogenannten Homeoffice-Effekt betroffen sind – und dass Firmen in diesen Immobilien die bestehenden Flächen im Schnitt um 20 Prozent reduzieren.
Grund für diese Entwicklung ist das seit der Corona-Pandemie gestiegene Angebot flexibler Arbeitsmodelle. Deutschlandweit arbeiten laut Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. aktuell bereits knapp zwei Drittel (64 Prozent) der Mitarbeitenden mit Büroarbeitsplatz hybrid. Das Abschaffen fester Einzelarbeitsplätze und die Einführung von Flex-Desk-Konzepten (oder auch Desk-Sharing, Shared Desk oder Open Desk) ist nur einer von verschiedenen sinnvollen Schritten im Zuge der neuen Arbeitsmethoden.
Eine Umfrage der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC aus 2023 ergab, dass knapp die Hälfte der befragten Unternehmen (48 Prozent) Flex Desks oder Desk Sharing eingeführt hat, weitere 31 planten dies kurzfristig. Das Beispiel Desk Sharing veranschaulicht die Notwendigkeit, dass bei flexibler Arbeit bestehende Büroflächen aktualisiert und neue Gebäude gezielt geplant werden müssen. Der bereits vollzogene Wandel von Arbeit sollte auch in Form angepasster Büroflächen und -gestaltung abgebildet werden.
Open-Desk-Konzept bei unserem Kunden Aryza GmbH. Foto: Inwerk GmbH
Weniger Büroraum, mehr Innovation
Laut der Ifo-Studie brauchen jene Unternehmen mit regelmäßigem Homeoffice-Angebot (69 Prozent) beziehungsweise im flexiblen Arbeitsmodell heute Büros mit mehr kommunikativen Flächen zur Teamarbeit und zum informellen Austausch unter Mitarbeitenden. Diese Anforderung gilt es für Organisationen umzusetzen, um auch bei hybrider Arbeit dem Anspruch gerecht zu werden, ihre Produktivität und Innovationsfähigkeit zu sichern. Insbesondere Wissenstransfer und Vernetzung wurden von den Teilnehmenden einer Studie des Fraunhofer Institutes zum Beispiel schwieriger beurteilt, je länger die Pandemie dauerte – und beides ist entscheidend für Innovation und damit die Gesamtperformance eines Unternehmens.
Die Studie widmete sich 2023 der Frage: Wie wirkt sich hybride Arbeit langfristig auf Faktoren wie Innovationskraft aus? Eine Unsicherheit, die Unternehmen verstärkt begleitet, seit flexible Arbeitsmodelle die neue Normalität bilden. Die Betrachtung des Fraunhofer Institutes kam unter anderem zu dem Ergebnis, dass hybride Arbeit langfristig soziale Erosion begünstigt, also Veränderungen in den sozialen Beziehungen im beruflichen Kontext. Diese seien neben der rein fachlichen Zusammenarbeit immens wichtig, um gut, gerne und auch in Krisen leistungsfähig zusammenzuarbeiten. Im Fazit der Studie heißt es: „Soziale Erosion berührt zentrale Aspekte der Gestaltung eines aus heutiger Sicht attraktiven Arbeitsumfeldes: Teamidentität, Bindung, und darüber hinaus auch innovationskritische Aspekte des Teilens und des Weiterentwickelns von (gemeinsamem) Wissen.“
Was können Unternehmen also gezielt unternehmen, um sozialer Erosion vorzubeugen? Mögliche Lösungswege sind vielschichtig und betreffen ganz verschiedene Bereiche. Einer sollte sich darauf konzentrieren, Beschäftigten den nötigen Raum für Teamarbeit und zum informellen Austausch zur Verfügung zu stellen, damit Wissenstransfer und Vernetzung unter Mitarbeitenden begünstigt und so der Grundstein für erfolgreiche Innovationszusammenarbeit gelegt wird.
Wenn beim lockeren Plausch plötzlich die Ideen sprudeln, ist das Flipchart nur einen Handgriff entfernt. Foto: Inwerk GmbH
Wie kann die Bürogestaltung Innovationen fördern?
Ob Gebäude-Neuplanung oder Aktualisierung bestehender Büros: Flexible Arbeit und der Bedarf an Raum für Wissenstransfer und Vernetzung wirkt sich darauf aus, wie Büros gestaltet und ausgestattet sein müssen. Expert:innen der Büroplanung stehen vor der Herausforderung, auf weniger Fläche zunehmend vielseitigere Büros zu gestalten. Wichtige Schlüsselbegriffe im Kontext der Innovationsförderung durch Büroräume sind Flexibilität und Kollaboration, wie der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. festhält.
Flexible Arbeit ist bei Mitarbeitenden beliebt. Trotzdem ist es wichtig, sie transparent und frühzeitig zu entsprechenden Veränderungen in der Büroumgebung abzuholen. Auch jene Beschäftigte, die Einzelbüros und feste Arbeitsplätze den zeitgemäßen Konzepten wie Desk Sharing und Open Space vorziehen, sollten mitgenommen werden. Kommunikation und Möglichkeiten der Teilhabe helfen dabei.
Flexible Flächen, agile Möbel
Das beginnt damit, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz nach dem Desk-Sharing-Prinzip bei jedem Bürobesuch flexibel wählen können. Ob abgeschirmter Einzelarbeitsplatz für temporäre Fokusarbeit oder offener Gruppenarbeitsplatz für Teamwork: Je nach aktuellem Bedarf kann das passende Setting ausgesucht werden. Weiter erstreckt sich der Anspruch auf Flexibilität auf Flächen und Räume. Diese müssen sich für unterschiedliche Aktivitäten schnell anpassen lassen. Dafür sind zum Beispiel Möglichkeiten der flexiblen Raumtrennung durch mobile Trenn- und Stellwände beliebt.
Auch deckenhohe Vorhänge eignen sich gut, um Bereiche auf einer Fläche bei Bedarf zeitweise abzutrennen. So entstehen mit wenigen Handgriffen eigene Separees zum Beispiel für (hybride) Meetings, Teamwork, Workshops und vieles mehr. Ist eine vollumfängliche, akustische Abschirmung gewünscht, beispielsweise für Telefonate, vertrauliche Gespräche oder Fokusarbeit, sind zudem Raumsysteme wie Akustikpods eine sinnvolle Ergänzung.
Mit Flexwork halten vermehrt Spinde und Schließfächer in Büros Einzug. Durch den Stauraum für Rucksack und Co sind Mitarbeitende während des Tages auf der Bürofläche maximal mobil – ohne unhandliches Gepäck. Foto: Inwerk GmbH
Die nötige Flexibilität reicht bis zur Mobilität von Büromöbeln, die schnell und unkompliziert dorthin bewegt werden können, wo ihr Einsatz gefordert ist. So eignen sich hier insbesondere agile Möbel auf Rollen. Neben altbekannten Produkten wie rollbaren Flipcharts, Klapptischen, Whiteboards, Sitzhockern oder Rollcontainern kommen vermehrt auch mobile Lounge-Möbel wie Sofas und Sessel auf Rollen daher. Flexible Möbelstücke können außerdem modular konzipiert sein, also zum Beispiel bei Bedarf erweiterbar – wie ein Sideboard, das um weitere Elemente für mehr Stauraum ergänzt werden kann.
Flexible Raumnutzung: Im Raumsystem (links im Bild) können Team-Meetings stattfinden, ohne dass sich Mitarbeitende an den Einzelarbeitsplätzen (rechts im Bild) gestört fühlen. Foto: Inwerk GmbH
Raum für Kollaboration und Austausch
Um die Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitenden im Sinne der Innovationsfähigkeit positiv zu beeinflussen, sollten Unternehmen ihren Beschäftigten in der Bürogestaltung Raum für Wissenstransfer und Vernetzung stellen. Einige Beispiele hierfür sind:
- Workshop-Bereiche
- Projekträume mit Werkstatt-Charakter
- Meeting- und Besprechungsräume
- Speakers Corner mit Sitztribüne für Talks und Präsentationen
- Break- oder Hang-Out-Zonen
- Sitzecken mit Lounge-Möbeln
- Kaffee- und Büroküchen
- Playgrounds, z. B. mit Tischtennisplatte oder Basketballfeld
- Begegnungsräume, wie sog. Marktplätze, für Socialising
Übrigens: Auch die Anordnung der verschiedenen Räume und Zonen ist entscheidend für die Förderung von Innovationszusammenarbeit. Werden beispielsweise bestimmte Elemente und Bereiche gezielt zwischen Fachabteilungen platziert, steigt der Austausch und Wissenstransfer bereichsübergreifend im gesamten Unternehmen an.
Teamwork: Mit agilen Möbeln, wie Sitzhockern auf Rollen, werden weitere Kolleg:innen schnell und einfach Teil der Runde. Foto: Inwerk GmbH
Innovation fördern mit flexibler Arbeit – das Wichtigste auf einen Blick
- Flexwork ist die neue Realität in der Arbeitswelt: In Deutschland arbeiten knapp zwei Drittel der Mitarbeitenden mit Büroarbeitsplatz hybrid.
- Büros brauchen heute mehr kommunikative Flächen zur Teamarbeit und zum informellen Austausch unter Mitarbeitenden. Flexibilität und Kollaboration sind im Kontext Büro die Schlüsselbegriffe der Stunde.
- Unternehmen müssen dies auf ihren Büroflächen jetzt umsetzen, um ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen und soziale Erosion abzuschwächen. Damit Wissenstransfer und Vernetzung unter Mitarbeitenden für Innovationszusammenarbeit möglich wird.
- Doch die Transformation zur hybriden Arbeitswelt ist in vielen Büros noch nicht sichtbar.
Fazit: Gemeinsam Zukunftsfähigkeit gestalten
2024 sollten Unternehmen im Sinne ihrer Innovationsfähigkeit bestehende Unsicherheiten hinsichtlich der Entwicklung flexibler Arbeit ablegen und Arbeitsumgebungen den neuen Arbeitsmodellen anpassen. So kommt auch die Studie des Fraunhofer Institutes zur Performance hybrider Arbeit zu dem Schluss, dass es ein Zurück zu früher nicht geben werde. Die Handlungsempfehlung der Wissenschaftler:innen: „Eine gesunde Mischung an dem, was Arbeitgeber tun, um das Arbeitsleben attraktiv zu gestalten, ergänzt durch das, was die Kolleginnen und Kollegen bereit sind, an lokaler Präsenz für die Sicherung der sozialen Gemeinschaft und der gemeinsamen Leistungsfähigkeit zu investieren.“
Wenn Räume und Arbeitsplätze in der Lage sind, sich den verschiedensten Anforderungen von Mitarbeitenden anzupassen, können diese ihr volles Potenzial entfalten und bestmögliche Leistungen erbringen. Alle Beschäftigten müssen dafür zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, genau auf das zurückgreifen zu können, was sie gerade benötigen. Stehen der Mensch und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt und erhalten Teams genau das, was sie für eine produktive Zusammenarbeit benötigen, und ist darüber hinaus Raum gegeben für informelles Zusammensein – dann werden Büros zu Lern- wie auch Erfahrungsräumen als Grundlage für Innovationszusammenarbeit.
Wir von Inwerk begleiten Sie gerne dabei, die passende Büroausstattung und -planung zu entwickeln. Um die Trends der Zukunft der Arbeit zu übernehmen und so Ihre Innovationskraft und Ihren Unternehmenserfolg zu sichern. Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
Welche Rolle eine gute Raumakustik in diesem Kontext spielt und warum Unternehmen im flexiblen Arbeitsmodell diesem Aspekt besondere Aufmerksamkeit schenken sollten, erklären wir im zweiten Teil unserer Artikelserie.
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